So vermittelst Du in Deinem Vortrag viel Inhalt in wenig Zeit

Stehst Du auch manchmal vor der Herausforderung, dass Du für Deinen Vortrag viel zu wenig Zeit hast? Deine Präsentation darf nur 15 Minuten dauern, aber Du hast so viel Wichtiges zu sagen, dass Du alle Deine Inhalte auf 34 Powerpoint-Folien gepackt hast und jetzt nicht weißt, wie Du diese Folien in der knappen Zeit durchbringen sollst?

Oder ist das Thema, über das Du sprichst, so komplex und so umfangreich, dass Du der Meinung bist, unmöglich Inhalte weglassen zu können?

 

In diesem Blogartikel geht es darum, wie in Deinem Vortrag viel Inhalt in wenig Zeit vermittelst.

 

Ich hoffe, Du bist jetzt nicht enttäuscht, wenn ich Dir sage, dass es unmöglich ist, viel Inhalt in wenig Zeit zu vermitteln. Ich gebe zu, wir alle kennen diese Präsentationen, wo ein Referent oder eine Referentin auf der Bühne steht und tatsächlich innerhalb von 20 Minuten oder einer halben Stunde 40 PowerPoint Folien durchhechelt.

Wenn Du versuchst, Dich an so eine Präsentation zu erinnern, dann vermute ich, dass Dir das sehr schwer fällt, weil uns dieses Aneinanderreihen von vielen Informationen auf vielen Folien schlicht und ergreifend nicht berührt. Und was uns emotional nicht berührt, bleibt uns nicht in Erinnerung. Hinzu kommt, wenn sehr viele Informationen innerhalb kurzer Zeit auf uns einprasseln, Bilder, Grafiken, Text, und dann erzählt jemand noch was dazu, dann hat unser Hirn gar keine Chance, sich auch nur einen Bruchteil davon zu merken.

Es ist also kein Wunder, dass Du Dich jetzt an keinen konkreten Vortrag erinnern kannst, wo ein Referent sich in 25 Minuten durch 40 PowerPoint-Folien klickte. Es sei denn, der Vortrag war erst gestern oder vorgestern, dann kann es natürlich schon sein, dass Du diese Präsentation noch lebhaft vor Deinem geistigen Auge hast.

Ich bekomme immer wieder die Frage gestellt: Wie kann man viel Inhalt in wenig Zeit vermitteln? Und da ist meine Antwort eindeutig:

 

Beim Präsentieren geht es nicht darum, viel Inhalt in wenig Zeit zu vermitteln. Es geht um Qualität statt Quantität.

 

Es geht nicht darum, möglichst viele Grafiken, Zahlen und Tortendiagramme zu zeigen. Und damit dem Chef und den Kollegen zu demonstrieren, dass man besonders fleißig, kompetent oder belesen ist. Das ist ein Trugschluss, den wir schon seit der Schulzeit mit uns rumschleppen.

Wenn wir damals in der Schule gefragt wurden: „Nenne mir eine Oper von Wolfgang Amadeus Mozart.“ Dann hätten wir antworten können: „Don Giovanni“. Wie haben wir aber geantwortet, wenn wir gelernt hatten? Wir haben alles aufgezählt, was wir gelernt hatten: „Don Giovanni“ , „ Die Zauberflöte“, „Die Entführung aus dem Serail“, „Die Hochzeit des Figaro. Und unser Musiklehrer hat nicht zu uns gesagt: „ Ja, Danke, das passt jetzt schon, das reicht.“ Nein, meistens war die Antwort: „Super, das hast Du aber toll gelernt. Da warst Du aber sehr fleißig. Bravo“. Und nicht selten durften sich Mitschüler zu allem Überfluss noch anhören: „Nehmt euch mal ein Beispiel an eurem Mitschüler!“

Also, ich war jetzt nie der Oberstreber, aber ich bin mir sicher, dass Du diese Situationen aus Deiner Schulzeit kennst.
Wir haben in der Schule gelernt: Sei fleißig und sage und schreibe alles, was Du weißt!
Was in der Schule noch relativ gut funktioniert hat, funktioniert beim Präsentieren nicht mehr.

 

Für Deinen Vortrag gilt: Weniger ist mehr!

 

Natürlich sollst Du Dein Thema gründlich vorbereiten. Du sollst inhaltlich sattelfest sein, Dein Thema durchdringen und Experte sein. Absolut! Daran gibt es keinen Zweifel.
Aber das bedeutet nicht, dass Du alles, was Du gelesen und gehört hast zu Deinem Thema auf Folien packst und Deinen Zuhörern zumutest.

Während Du Deinen Vortrag vorbereitest, musst Du immer zwei Fragen im Hinterkopf haben. Diese Fragen sind quasi Deine Leitplanken:

  • Wie lautet meine Kernaussage?
  • Warum ist sie wichtig
Zur ersten Frage: Wie lautet meine Kernaussage?
Oder anders ausgedrückt: Wenn sich die Zuhörer nur eine einzige Aussage merken können, wie soll diese lauten?

Vielen Kunden von mir fällt es schwer, eine Antwort auf diese Frage zu finden. Weil sie so tief im Thema stecken, weil sie sich so intensiv damit auseinandersetzen, dass alles für sie relevant ist und weil sie davon ausgehen, dass auch für die Zuhörer alles relevant ist. Aber das ist bei Weitem nicht der Fall.

Für die Zuhörer ist vor allem relevant, dass sie eine halbe Stunde oder eine Stunde ihres Lebens in Deinen Vortrag investieren. Und diese Stunde, die ihnen niemand wiedergeben kann, wollen sie bestmöglich nutzen. Und nicht verplempern. Es ist also besonders wichtig, dass Du über Dein Publikum Bescheid weißt, damit Du Deinen Vortrag maßschneidern kannst. Und nicht irgendwas von der Stange präsentierst.
Folgende Fragen solltest Du immer beantworten können:

  • Wer sind Deine Zuhörer?
  • Hören Sie Deinen Vortrag freiwillig oder müssen sie den Vortrag hören? Haben Sie Eintritt bezahlt?
  • Was wissen Deine Zuhörer über Dein Thema? Sind das Experten oder Laien?
  • Welche Kenntnisse kannst Du voraussetzen?
  • Welche Haltung, welche Meinung haben sie zu Deinem Thema?
  • Wie steht das Publikum zu Dir als Redner?
  • Welche Informationen brauchen Deine Zuhörer?
Warum ist es so wichtig, dass Du genau über Deine Zuhörer Bescheid weißt?
Weil Du dann sehr schnell herausfindest, welche Infos für sie relevant sind und welche nicht.

Du musst Zeit in die Analyse Deines Publikums investieren. Denn nur dann kannst Du Dein Thema so aufbereiten, dass Dein Publikum Dir zuhört und Du Deine Zuhörer begeisterst. Und Du musst für jeden Vortrag, den Du hältst, Dein Publikum neu analysieren. Denn es werden Dir ja nicht immer die gleichen Leute zuhören – auch wenn das Thema vielleicht immer das Gleiche ist. Hier gilt es fleißig zu sein!

Versetze Dich bei der Vorbereitung Deines Vortrags in die Lage Deines Publikums

 

Stell Dir wirklich vor, wie Du Zuhörer Deines eigenen Vortrags bist. Und dann frage Dich: Wie möchtest Du dich dort auf der Bühne sehen? Möchtest Du sehen, wie Du 40 Folien in 15 Minuten durchballerst oder möchtest Du sehen, wie Du Deinen Zuhörern Geschichten erzählst, Zusammenhänge erklärst statt Grafiken und Diagramme mit Laserpointer an der Wand zu erläutern?
Und wenn Du Dich in die Lage Deines Publikums versetzt, dann stell Dir auch folgende Frage:

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  • Was sollen Deine Zuhörer zu Hause über Deinen Vortrag erzählen?
  • Was soll bei Deinem Publikum in jedem Fall hängenbleiben?
  • Worüber sollen sie sprechen, wenn sie in nur einem Satz ihrem Partner oder ihren Kindern sagen sollen, worum es in Deiner Präsentation ging?
  • Welche Info, welche Aussage, welcher Appell, welches Gefühl sollen Deine Zuhörer nie mehr vergessen?Und wenn Du diese Antwort hast, dann hast Du Deine Kernaussage.
  • Und dann fragst Du Dich im nächsten Schritt:
  • Warum ist meine Kernaussage wichtig?
  • Warum ist sie wichtig für mein Publikum?

 

Und wenn Du das beantwortet hast, dann stellt sich für Dich die Frage nicht mehr, wie Du viel Inhalt in wenig Zeit präsentieren kannst.

Denn dann wirst Du in der vorgegebenen Zeit nur das präsentieren, was Deine Kernaussage beinhaltet. Und Du wirst Deinem Publikum zeigen und sagen, warum diese Kernaussage für sie wichtig ist. Und entsprechend wirst Du Deine Folien gestalten, wenn Du denn überhaupt mit Folien arbeitest. Vielleicht lässt du sie ja auch ganz weg oder arbeitest stattdessen an einem Flipchart?

Und so merken Deine Zuhörer, dass Du deren Zeit wertschätzt. Dass Du diese halbe Stunde, die sie Dir schenken, eben nicht verschleuderst, sondern mit relevanten, interessanten und wertvollen Informationen füllst. Und dann wird sich Dein Publikum an Deinen Vortrag erinnern. Und davon erzählen. Denn sind wir mal ehrlich: Wenn wir eine tolle Präsentation erleben, wenn wir einen inspirierenden Speaker hören, dann teilen wir das mit unserem Partner, mit den Kollegen, mit dem Chef. Und genauso werden es Deine Zuhörer machen!

Dass diese Art der Vorbereitung zeitintensiv ist, ist klar. Und dass Du in Deinem Alltag viel zu tun hast und eigentlich gar keine Zeit hast, Dich um die Präsentation zu kümmern, ist auch klar.

Aber was ist die Alternative?
40 Folien in 15 Minuten auf Kosten Deiner Zuhörer?
Ich glaube, Du gibst mir recht, wenn ich sage: Das ist keine Alternative.

Foto: Ryan McGuire – gratisography.com

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